Архив технической докумментации

Вводная часть

Растущая конкуренция в научно-исследовательском, конструкторском и производственном секторах, в чьей работе используется техническая документация, выявляет потребность внедрения инновационных технологических разработок, повышения качества выпускаемой изделий и производственных мощностей в организации. Разработка новых изделий и совершенствование существующих технологических процессов основывается в первую очередь на использовании большого объема наработанной документации и опыта.

Однако, накопленные бумажные фонды не всегда могут служить механизмом повышения эффективности разработок и совершенствования процессов, поскольку недоступны специалистам для оперативного использования, так как предприятия испытывают трудности с хранением и обеспечением доступности документации, накопившейся за годы работы.

Оптимальным решением проблем таких организаций является перевод всей технической документации в электронный вид и внедрение современной системы электронного хранения и управления содержанием.

Решение DocsUp-Техархив представляет собой типовое комплексное решение, позволяющее автоматизировать работу всех подразделений предприятия, использующих в своей повседневной деятельности техническую документацию, в рамках стандартных бизнес-процессов обработки технической документации и в соответствии с ГОСТ 2.501-88 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения», ГОСТ 2.053-2006, который ввел понятие электронная структура, ГОСТ 2.601-2006 «ЕСКД. Эксплуатационные документы»

Решение DocsUp-Техархив полностью обеспечивает соблюдение регулятивных требований по хранению эксплуатационных документов в соответствии с ГОСТ и поддерживает полный цикл их сопровождения (от момента создания, до передачи в производство). Типовое решение включает в свой состав следующие ключевые модули:

  • Архив научно-технической документации:
    Единый объединенный информационный ресурс фондов документации, которые накопились за время существования предприятия, гарантирует его надежное долговременное хранение и предоставляет сотрудникам возможность использовать все необходимые данные в их повседневной работе.
  • Архив конструкторской документации:
    Электронный архив систематизированного хранения разнородных документов, представленных в нескольких версиях и объединенных сложными логическими связями, с возможностью быстрого поиска и предоставления документации сотрудникам, участвующим в ее коллективной разработке.
  • Архив проектно-сметной и нормативной документации:
    Архив проектно-сметной и нормативной документации значительно улучшает взаимодействие между контрагентами и гарантирует оперативность принятия решений за счет устранения задержек в нахождении и получении необходимой для работы информации. Включает в себя не только хранение и обработку целого свода документов необходимого для сооружения промышленного объекта, но и обработку финансового плана, который используется для стоимостной оценки будущих операций, источников поступления денежных средств и порядок покрытия затрат. Обеспечивает возможность сводных подборок документации по конкретным объектам строительства, контрагентам, подрядным организациям и т.п.
  • Архив ремонтно-эксплуатационных служб:
    Предоставляет возможность по обеспечению оперативного доступа сотрудников ремонтно-эксплуатационных служб к необходимой документации во время нештатных ситуаций.

Что позволяет выполнять реализованный в системе функционал?

Решение в целом:

  • хранить документы в едином централизованном хранилище документации с разграничением доступа на уровне различных объектов системы;
  • осуществлять поиск по различным критериям с возможностью организации подборок документации по конкретным разрезам, а также полнотекстовый поиск и поиск по часто используемым фразам (тегам);
  • предоставлять веб-доступ к информационному пространству и возможность оперативной постановки задач сотрудникам;
  • обеспечивать процессы согласования и коллективный разработки документации, маршрутизации порядка согласования и утверждения;
  • хранить документацию в виде целых комплектов, включающих в себя не только техническую, но финансовую и другую сопутствующую документацию в виде структурированного хранилища визуально представленного в виде привычного проводника;
  • обеспечивать поддержку версионности;
  • аудирование всех важных событий, как на уровне системных, так и пользовательских;
  • обеспечивать механизмы исполнительской дисциплины, в части создания и отслеживания исполнения поручений по документам и комплектам документов;
  • возможность внесения шаблонов документов различного типа;
  • рассылать уведомления по электронной почте о поступивших задачах, внесенных изменениях в документы и других событиях внутри системы;
  • топография бумажного архива;
  • топография бумажного архива;
  • обеспечить требования российских ГОСТов и других нормативных документов.

Архив научно-технической документации:

  • долгосрочное хранение всех накопленных знаний за время существования предприятия;
  • надежность одновременного доступа к информационному пространству большого числа специалистов;
  • потоковый перевод существующих архивных фондов в электронный вид.

Архив конструкторской документации:

  • интеграция старых разработок в современные проекты;
  • оперативный доступ, как к электронным копиям бумажных документов, так и к документам, первоначально созданным в электронном виде (например, CAD/CAM и т.п.).
  • гарантия получения актуальных версий документов и только уполномоченными сотрудниками;
  • управление разработкой изделия;
  • регистрация выдачи документов;
  • регистрация поступления и возврата документов;
  • поддержка механизмов нормоконтроля;
  • ведение учета поступающей и разрабатываемой конструкторской документации;
  • соответствие требованиям ЕСКД и другим российским нормативным документам.

Архив проектно-сметной и нормативной документации:

  • прозрачность взаимодействия, как внутри предприятия, так и с другими организациями;
  • обеспечение требований к надежности удовлетворения большого количества запросов к документам по проектам;
  • поддержка всех типов проектных документов;
  • ежедневная сводка по задачам;
  • выгрузка комплектов проектов в архивы.

Архив ремонтно-эксплуатационных служб:

  • поддержка в актуальном состоянии нормативно-справочной, конструкторской, технологической, эксплутационной и другой документации, необходимой для противоаварийного реагирования;
  • быстрый поиск и оперативная передача информации в случае нештатной ситуации, в том числе и на удаленный объект.

Результаты от внедрения решения «Электронный архив технической документации» на базе платформы DocsUp для всей организации в целом:

  • единый централизованный архив технической документации с разграничением доступа, с возможностью сохранения топографии бумажного архива;
  • документационное обеспечение всех уровней управления деятельностью предприятия: от внутреннего электронного документооборота до единой среды поддержки жизненного цикла изделий и объектов;
  • быстрый и круглосуточный доступ к информационному пространству архива технической документации;
  • защита от несанкционированного доступа;
  • надежность хранения всех версий проектных документов и другой технической документации;
  • быстрый перевод данных с бумажных носителей в электронное хранилище;

Стратегические преимущества решения «Электронный архив технической документации»:

  • повышение эффективности и скорости работы сотрудников различных подразделений, совместно работающих над проектом;
  • повышение эффективности работы ремонтно-эксплуатационных служб;
  • использование и надежное долговременное хранение всего потенциала НТИ накопленного за десятилетия работы;
  • сокращение сроков и снижения трудоемкости разработки, производства и вывода конечного изделия на рынок, оперативная подготовка документации для быстрой корректировки действующего производства;
  • снижение фактических затрат на установку специализированных программных приложений;
  • увеличение конкурентоспособности компании на рынке за счет большей управляемости и оперативности в принятии решений;
  • усиление контроля над качеством разрабатываемой документации;
  • Улучшение взаимодействия между сотрудниками Заказчика и различных подрядных организаций, гарантия быстроты принятия правильных решений при строительстве современных промышленных объектов.

Благодаря гибкой архитектуре созданного решения, возможности конфигурировать систему под специфику предприятия, настройки новых типов технической документации, внесения изменений в топографию архива в рамках необходимых процессов, наше решение является наиболее подходящим для обеспечения предприятия полноценным централизованным электронным архивом технической документации с дружелюбным пользовательским интерфейсом.