Контроль исполнения поручений (КИП)

В деятельности любой организации широко используются механизмы выдачи руководителями письменных и устных поручений, задач и резолюций сотрудникам, однако, зачастую неспособность обеспечить качественный и надлежащий контроль над исполнением своих поручений ставит перед руководителями задачу по автоматизации процессов по контролю исполнения поручений, формированию отчетов, как сводных, так и аналитических.

Внедрение решения КИП на базе DocsUp на инфраструктуру организации с готовыми требованиями и характеристиками обеспечит полный цикл сопровождения процессов связанных с выдачей и обработкой поручений, включая контроль над их исполнением, получение отчетов по исполнению, как в разрезе целой организации, так и в разрезе отдельного подразделения.

Типовое решение КИП полностью обеспечивает полноценную автоматизацию бизнес-процессов связанных с обработкой поручений:

  • выдача поручений сотрудникам:
    • свободных поручений;
    • поручений в рамках задач;
    • поручений в рамках документа.
  • назначение исполнителей из организационной структуры, групп исполнителей.
  • получение отчетов по исполнению поручений
    • в виде готового документа;
    • в виде текстового комментария.
  • установка контрольных сроков;
  • формирование отчетности по исполнению.

Что позволяет выполнять реализованный в системе функционал?

  • формирование новых текстовых поручений с возможностью прикрепления документов;
  • построение иерархии исполнения поручений, перепоручение и выдача подрезоюлюций;
  • автоматическое проставление сроков исполнения и назначение контролеров поручения;
  • рассылка уведомлений и своевременное информирование сотрудников о поступивших задачах, как в системе, так и по электронной почте;
  • процедура исполнения документа позволяет формировать отчеты по исполнению и подключать подчиненных как в работе над документом, так и в работе над конкретной задачей;
  • контроль над исполнением документов позволяет автоматизировать процедуру одобрения исполняемого поручения;
  • выстраивать иерархию исполнения с историей исполненных и исполняемых поручений;
  • формирование отчетов по исполнению по подразделениям, по всей организации по конкретным сотрудникам;
  • мобильный и веб-доступ к информации из любой точки и с мобильных устройств;
  • ведение истории работы с поручениями, ежедневная сводка для руководителя по электронной почте, дает возможность руководителю видеть все выданные им поручения и получать информацию об их статусе.

Результаты от внедрения решения КИП на базе платформы DocsUp для всей организации в целом:

  • единая точка выдачи и контроля поручений, постановки задач;
  • единая точка формирования сводных и аналитических отчетов в различных разрезах процесса исполнения;
  • ерозрачность и управляемость исполнительской дисциплины;
  • жесткая регламентация сроков исполнения;
  • веб-доступ и оперативность постановки задач сотрудникам;
  • учет фактического времени исполнения поручений.

Стратегические преимущества КИП

  • повышение управляемости компании за счет прозрачности исполнения сотрудниками поставленных задач;
  • увеличение конкурентоспособности компании на рынке за счет большей управляемости и оперативности исполнения поставленных задач и поручений;
  • усиление контроля исполнительской дисциплины во всей организации;
  • улучшение морального климата в коллективе и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.

Благодаря гибкой архитектуре решения, возможности оперативно конфигурировать необходимую функциональность в рамках необходимых процессов исполнения и контроля над исполнением поручений. Прозрачность, надежность и быстрота работы, а самое главное – дружелюбный пользовательский интерфейс делают наше решение одним из лучших в области систем контроля исполнения поручений.