СМК

Предпосылки внедрения

Управление качеством является одним из ключевых процессов клиентоориентированных компаний. Исходя из нашего опыта и вопросов наших заказчиков, мы отметили, что бизнес испытывает потребность в стандартизации своих процессов и сталкивается с типовыми задачами организации документооборота:

  • отсутствие единого хранилища документов СМК с разграничением доступа: зачастую документы разбросаны по разным папкам и серверам, что существенно замедляет, как их поиск, так и поиск их актуальных (действующих) версий;
  • несвоевременное оповещение сотрудников о выпуске новых документов СМК или их обновленных версий;
  • отсутствие единой точки постановки и отслеживания задач о потребности создания или внесения изменений в документ СМК;
  • отсутствие возможности отслеживать предыдущие версии документов СМК, нет контроля над процессом обработки проектов документов СМК и внесением правок;
  • двойной процесс согласования: бумажное и электронное согласование (согласование по электронной почте) – сильно замедляет процесс выпуска документа СМК;
  • несвоевременное выявление потребности в изменении документов СМК;
  • нет возможности влиять на ход процесса обработки документов СМК без потери эффективности.

Для решения задач оптимизации процесса управления качеством наших заказчиков мы разработали специализированное решение DocsUp-QM.

Назначение решения DocsUp-QM

DocsUp-QM в режиме on-line обеспечивает основные процессы жизненного цикла документов СМК:

Обработка документов СМК:

Подготовка новых проектов документов СМК по шаблону, внесение изменений в уже действующие документы.

Идентификация документа СМК:

Резервирование идентификационного номера, как по шаблону индексов, так и вручную.

Согласование и утверждение:

Формирование маршрутов согласования и утверждения любой сложности.
Публикация вступившего в силу документа:

Автоматическая публикация после регистрации вводящего в действие Приказа по компании.
Необходимые сервисы по работе с документами:

Полнотекстовый поиск любых документов СМК:

Полнотекстовый поиск по фрагментам слова или фразы и поиск по реквизитам документа.
Мобильность доступа к процессу обработки документов СМК

Доступ к документам СМК из любой точки мира с любых браузеров и мобильных устройств (iPad, iPhone)
Единое окно поступающих задач пользователям

Все задачи по документам СМК и поручения отображены в системе в закладке пользователя «Входящие».
уведомления по электронной почте

Преднастроенные типовые шаблоны рассылок и уведомлений, гибкие механизмы формирования разовых и массовых рассылок.
Расширенные возможности использования матриц доступа и др.

Формирование матриц доступа, как на уровне документа, так и на уровне реквизитов документов.

Типовой бизнес-процесс обработки документа СМК

Компания в целом:

  • процессы внесения новых проектов документов СМК стандартизированы – используются заранее утвержденные и внесенные в систему шаблоны;
  • документ на разработке сразу у всех участников, все замечания и правки видны участникам, на порядок ускорен процесс разработки документа, бизнес-процесс прозрачен;
  • согласование и утверждение в единой среде, все участники видят всю информацию о процессе: замечания и комментарии, принятые решения, версии. Скорость выпуска документа СМК увеличена на 70%;
  • единое хранилище документов СМК, своевременное информирование в виде уведомлений по электронной почте и в системе, всегда актуальные версии документов, простой поиск как полнотекстовый, так и атрибутивный;
  • полноценная история работы с документами СМК, информация обо всех действиях, произведенных с документами, сохраняется в системе и не может быть удалена даже администратором.

Как следствие DocsUp-QM обеспечивает повышение уровня удовлетворенности клиентов наших заказчиков.

Руководство и участники процесса управления качеством (топ-менеджмент, менеджер по качеству, руководители подразделений, руководители функциональных направлений, ответственные исполнители по документам СМК)
  • единая точка мониторинга и анализа процесса обработки документов СМК;
  • сводная информационная и аналитическая отчетность;
  • своевременное выявление потребности в создании/изменении документа СМК;
  • единая точка хранения всех документов СМК.
Сотрудники компании
  • всегда актуальная информация о новых или измененных документах СМК;
  • быстрый поиск нужных документов СМК;
  • возможность оперативно найти историю по документам СМК, отследить предыдущие версии.