Управление договорами

Вводная часть

Договорной документооборот в большинстве организаций представляет собой слабо формализованный и не регламентированный процесс. Ситуация осложняется еще тем, что в работе на различных этапах участвуют сразу несколько лиц, в том числе и контрагенты Результатом не оптимальной работы с договорной документацией является повышение риска потери репутации организации, несвоевременное выполнение обязательств, возможная потеря клиентов, а как следствие снижение эффективности.

Для правильной организации договорного документооборота требуется построение эффективной информационной системы электронного документооборота, что напрямую связано с хозяйственной деятельностью организации и оказывает непосредственное влияние на оперативность принятия точных решений.

Назначение решения DocsUp-Contract Management (DocsUp-CM)

Наша компания предлагает готовое решение по автоматизации договорного документооборота организации DocsUp-CM, включающее в себя необходимый инструментарий и опыт решения всех задач в области управления договорной работой и связанных с ней процессов.

Решение обеспечивает нашим клиентам:

  • единое хранилище договорной документации в упорядоченном виде с надежными механизмами от потери или удаления;
  • четкую регламентацию процессов обработки договорных документов и полный цикл электронного документооборота;
  • снижение временных и трудовых затрат на обработку договоров;
  • контролируемый доступ к договорной документации;
  • повышение прозрачности договорного документооборота организации.

Наибольший интерес наше решение представляет для сектора, отвечающего в компании за ведение договорной работы. Как правило, это правовое управление, которое выполняет ряд функций позволяющих предприятию вести успешную деятельность и быть экономически эффективной.

Решение DocsUp обеспечивает поддержку основных функций правового управления, в том числе:

Управление правовой базой компании:

  • актуализация нормативных документов компании;
  • ведение реестра доверенностей, контрагентов.

Хранение документации, возникающей вследствие договорного документооборота и работы с ней:

  • реестр договоров, регламентов, нормативной документации;
  • согласование и регистрация договоров;
  • контроль над исполнением договоров и выданных поручений по ним;

Претензионно-исковая работа:

  • подготовка и ведение материалов по взысканию дебиторской задолженности;
  • ответы на претензии, подготовка к участию в судебных заседаниях.

Описание решения

В автоматизации договорного документооборота наше решение обеспечивает поддержку сквозного процесса договорной деятельности и обработки всех документов, возникающих в процессе контрактных взаимоотношений с контрагентами компании:

  • предконтрактная работа – коммерческие предложения, сметы, конкурсная документация и другая;
  • договорная документация – договоры, дополнительные соглашения;
  • производственные документы и первичные учетные документы (счеты, акты и т.п.)

Типовой процесс обработки договорной документации обеспечивает следующие функциональные возможности:

ПРЕДКОНТРАКТНАЯ РАБОТА

Перед появлением договора ведется работа, связанная с его заключением – предконтрактная работа. В этот процесс вовлечены несколько групп лиц это и руководители проекта, менеджеры по продажам и специалисты тендерного отдела. В процессе предконтрактной работы появляется документация напрямую связанная с договором: сметы, коммерческие предложения, различная тендерная документация, протоколы встреч и другие документы. В рамках решения «Договорной документооборот» система обеспечивает внесение, хранение и установку взаимосвязи этих документов с договором. При расширении системы обеспечивается возможность вести и параллельное согласование перечисленных документов с подключением к процессу участников предконтрактной работы: специалистов тендерного отдела, руководителей проектов, менеджеров по проектам и других.

ДОГОВОРНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Создание документов в системе

Внесение или создание нового договора и сопутствующих документов несколькими способами:

  • путем ручного ввода информации, используя офисные приложения;
  • путем правки типового шаблона договора, принятого в организации;
  • путем миграции договора или сопутствующего документа из сторонних информационных систем (ERP);
  • внесение уже готового документа со своей рабочей машины или электронной почты.

Согласование документа

В типовом решении «Договорной документооборот» реализованы функции формирования маршрутов, для осуществления внутреннего согласования договорной документации, с поддержкой как четко регламентированных маршрутов, так и свободных, с ограничение по времени на каждого участника;

Порядок согласования внутри подразделения позволяет организовать дополнительный процесс принятия окончательного решения согласующим лицом;

Применение нескольких типов порядка согласования – параллельно и последовательно, позволяет создавать этапы согласования договорной документации по группам лиц;

Все участники процесса вовремя информируются системой о процессе согласования, как по электронной почте, так и в самой системе;

Коллективная разработка документа дает возможность вносить правки в содержание документа в процессе согласования, а также оставлять замечания и перепоручать задачи по документам другим сотрудникам.

Окончательное утверждение документа

Решение позволяет организовать подписание договора одним или несколькими лицами, ключевым в подписании договора и приданию его юридической значимости является подписание с элементами Электронно-Цифровой подписи.

Версионность документов на всех стадиях позволяет ответственному лицу отследить правки и принять решение по нужной и правильной версии, что исключает возможность подписания не той версии договора.

Регистрация договора

Готовое решение позволяет вести регистрацию и учет договорной документации, обеспечивает ведение как регистрации внутри предприятия с автоматическим формированием регистрационного номера по заданному шаблону, так и присвоение регистрационного номера и даты договора от контрагента.

Внесение электронного образа подлинника договора и передача его на хранение в ответственное подразделение.

Исполнение договора

Электронный документооборот договорной документации обеспечивает автоматическую рассылку документа заинтересованным лицам с момента поступления договора на исполнение, с установкой контрольных точек исполнения.

Информация о процессе исполнения может быть передана в сторонние информационные системы: ERP, бухгалтерские учетные системы.

В системе ведется автоматический контроль над исполнением договора.

Контроль исполнения договора сопровождается:

  • рассылкой уведомлений всем участникам процесса: ответственным пользователям рассылаются уведомления о приближении или истечении поставленных на выполнение сроков установленных на каждый процесс жизненного цикла договора и заданными параметрами (например, о сроках согласования, исполнения, инициации завершения или продления договорных обязательств и т.д.);
  • построение сводной и аналитической отчетности: настройка отчетов любой сложности на основании заданных параметров документа. Для удобства контроля можно формировать отчеты о «проблемных» договорах, срок обработки которых приближается или истек. Для оценки эффективности работы отдельных сотрудников используются статистические отчеты по показателям эффективности деятельности.

СОПУТСТВУЮЩАЯ ДОГОВОРАМ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Установка связи между документами договорного документооборота

В процессе работы с договором возникает огромное количество сопутствующей документации, такой как – акты, счета-фактуры, накладные, сметы, протоколы и другие, для структурированности и формализации может устанавливаться взаимосвязь между всеми документами, построение структуры документов по каждому контрагенту позволяет отслеживать все изменения при продлении договора или его закрытии наличием соответствующих актов.

Результаты использования решения

Дальнейшее развитие системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота происходит поэтапно: так как невозможно сразу автоматизировать все бизнес-процессы, связанные с делопроизводством компании. Автоматизация договорного документооборота – одна из стадий проекта по внедрению комплексной автоматизированной системы электронного документооборота. Зачастую организация ограничивается автоматизацией договорного документооборота, что говорит о потребностях предприятия и отсутствия необходимости в автоматизации других сторон внутрикорпоративного документооборота. Однако в проект по созданию системы договорного документооборота говорит о том, что положено начало долгой и кропотливой работе по внедрению целого комплекса, охватывающего и такие бизнес-процессы, как организационно-распорядительный документооборот, поддержка менеджмента качества, построение технического архива, электронное хранение проектной документации, организация коллективной работы и другие.