Организационно-распорядительный документооборот

Вводная часть

Потребность в обеспечении организационно-распорядительного документооборота (ОРД) это задача корпоративного масштаба, требует значительной экспертизы и работающего прототипа информационной системы, разработка специального решения и последующего его внедрения займет длительное время и ресурсы. Актуальным решением задачи является использование типового решения для организации отдельных бизнес-процессов, связанных с ОРД.

Компания Центр облачных технологий предлагает решение, учитывающее все потребности организации в автоматизации документооборота.

Решение для автоматизации Организационно-распорядительного документооборота (ОРД) компании, разработанное российскими специалистами на базе новейшей платформы DocsUp – это высоконагруженная и легко масштабируемая система для среднего и малого бизнеса, а также для крупных организаций с холдинговой структурой. Решение ОРД позволяет эффективно управлять корпоративной информацией, создать единое информационное пространство и интегрировать традиционное бумажное делопроизводство организации с современными технологическими наработками в сфере электронного документооборота.

Назначение решения DocsUp-ОРД

Типовое решение ОРД обеспечивает полноценную поддержку бизнес-процессов, связанных с обработкой следующих типов документов:

  • входящей и исходящей корреспонденции;
  • организационно-распорядительными документами, такими как приказы, распоряжения, указания, решения, Уставы, положения о структурных подразделениях или должностных лицах, осуществляющих руководство организацией, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;
  • внутренние документы (служебные записки, заявки и т.д.);
  • информационно-справочных документов.

Решение полностью поддерживает все процедуры обработки документов, такие как:

  • регистрация, рассмотрение, выдача поручений и резолюций;
  • согласование и утверждение документов;
  • контроль исполнения поручений;
  • хранение документов, формирование единого хранилища с необходимой категоризацией документов по подразделениям;
  • автоматические напоминания участникам процессов ОРД о поступивших задачах;
  • уведомления о просроченных и не выполненных задачах;
  • постоянный мониторинг состояния процессов обработки документа;
  • формирование справочников (иерархической организационно-штатной структуры, номенклатуры дел, контрагентов, маршрутов согласования, списков рассылки и других.)

Описание решения

Функциональность системы позволяет обеспечить:

  • формирование новых документов с использованием любых офисных приложений;
  • обработку всех документов в электронном виде, с сохранением версий;
  • обеспечение и контроль полного жизненного цикла документов в системе – от инициации до утверждения;
  • коллективный выпуск документов, который дает возможность быстро передавать разрабатываемые материалы всем участникам процесса одновременно и сохранять промежуточные версии, возникающие в процессе обработки документа, а также мнения и комментарии участников;
  • обеспечение процедуры регистрации документов, упорядоченное хранение документа и его сохранность: каждый документ имеет электронный образ и свои уникальные данные с реквизитами;
  • организованную рассылку документа на ознакомление и автоматизацию процедуры исполнения по нему, а именно создание поручения, учет данных и отчетность о ходе и результатах исполнения;
  • формирование отчетности по исполнению и подключение подчиненных к работе над документом;
  • организацию процедур контроля и одобрения исполняемого поручения;
  • стандартизацию и организацию структуры взаимосвязи между документами;
  • электронное согласование документов с применением типовых шаблонов маршрутов согласования;
  • подписание документов с поддержкой электронно-цифровой подписи;
  • единое хранилище документов в электронном виде с применением правил разграничения доступа к информации как на уровне одного пользователя, так и на уровне групп пользователей;
  • быстрый поиск нужной информации, как по атрибутам, так и полнотекстовый;
  • мобильный и веб-доступ к информации из любой точки мира и в любое время (при наличии интернета);
  • ведение всей истории работы с документами и формирование аналитических срезов отчетности;

Типовые процессы ОРД:

Исходящие документы
Внутренние документы (служебки, приказы, распоряжения и т.д.)
Входящие документы

Типовой жизненный цикл документа

При этом система обладает гибкостью и при наличии специализированных требований к реализации бизнес-процессов предоставляет возможность обеспечить их выполнение в системе.

Результаты внедрения

Для пользователей и руководства компании:

  • единое централизованное хранилище документов с веб – доступом и мобильным клиентом (поддержка iPhone, iPad, Android);
  • ускорение утверждения документов (Согласование, подписание);
  • сокращение времени на поиск необходимой информации по документам, за счет упрощенного алгоритма поиска;
  • унификация шаблонов документов;
  • повышение безопасности сохранности информации;
  • отчетность для руководства в различных разрезах.

Преимущества для бизнеса:

  • повышение управляемости компании;
  • увеличение прибыли компании за счет сокращения издержек на бумажный документооборот;
  • увеличение конкурентоспособности компании на рынке;
  • ускорение доступа к корпоративной информации;
  • повышение скорости реагирования и принятия оперативных решений;
  • повышение прозрачности и контролируемости процессов обработки документов;
  • повышение скорости принятия решений за счет более быстрого рассмотрения и согласования документов;
  • усиление контроля исполнительской дисциплины;
  • обеспечение соответствия технологии работы с документами существующим нормативно-правовым актам;
  • улучшение морального климата в коллективе и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом;

Благодаря гибкой архитектуре решения, возможности оперативно настраивать бизнес-процессы для каждого из типов документов.

Прозрачность, надежность и быстрота работы, а самое главное – дружелюбный пользовательский интерфейс делают наше решение одним из лучших в области систем электронного документооборота корпоративного уровня.